¿Cómo organizar las reuniones de equipo?

Una de las secciones que más me gusta de la muy conocida revista Le Moniteur des Pharmacies, de WK, es la Fiche Qualité. En ella se tratan temas relacionados con la calidad, tengo en mis manos tres que tratan de: ¿Cómo gestionar las recetas de fórmulas magistrales cuando llegan a la farmacia? ¿Cómo organizar los documentos que nos llegan a la farmacia? y la que más me ha gustado ya que encuentro que es aplicable a cualquier oficina de farmacia del mundo Organizar reuniones de equipo.

Las autoras, Martine Costedoat y Cécile Sarraute, farmacéuticas especializadas en la calidad de la farmacia, nos hablan de 5 puntos:

1- Programar las reuniones: 

-A partir de la primera reunión es importante dar a conocer el sentido de las mismas y qué se espera de cada una de ellas.

-Definir la periocidad y establecer un plan anual, es conveniente que haya al menos 4 reuniones/año, y lo ideal sería una reunión al mes. 

Reconozco que la primera vez que asistí a una reunión de equipo en una farmacia fue en la de mi tía. Me gustó mucho como un lunes por la mañana, 10 minutos antes de abrir, reunió a todo su equipo, sacó su libreta y empezó a comentar cosas mejorables y cosas buenas que habían acontecido la semana anterior. Pensé que una reunión semanal de lunes por la mañana estaba bien. Quizás me hubiera gustado que la acabara tal como empezábamos el día en alguna farmacia Londinense, con música cañera a tope y alguien diciendo: “come on guys, lets go for it!” pero esto es algo que aprendí más tarde.

-En caso de que el equipo lo formen más de 10 personas, es mejor dividirlo en dos (aunque no conozco a ninguna farmacia que tenga a 10 personas en el mismo turno).

-Recordar a cada uno de los miembros del equipo la reunión, al menos 10 días antes.

Si se puede, recordar vía email o si se tiene, añadirlo al corcho.

2-Establecer el orden de la reunión:

-Determinar los objetivos de la reunión, parando especial atención a las demandas ejercidas por algún miembro del equipo.

-Los temas más importantes, al principio de la reunión.

-Enviar o entregar el orden del día a los integrantes de la reunión para que puedan participar aportando sus impresiones.

3-Temas a tratar:

-Determinar los temas importantes (normalmente de mediana deberían tratarse 3) y la duración de la misma (casi 1 hora)

-Temas colectivos: gestión cotidiana de la farmacia, resultados y comentarios de los distintos equipos, seguimiento de los disfuncionamientos, promociones, elección de una nueva gama, distintos proyectos que se lleven a cabo,...

-La reunión colectiva no debe utilizarse para criticar a un miembro del equipo ni para destacarlo a él solo.

4-Animar las reuniones:

-Debe designarse a un “responsable” de redactar un informe de la reunión y este trabajo irá rotando a lo largo del año. 

-Animar al grupo en función de las distintas personalidades con el fin de que todos ellos se expresen y aporten sus impresiones y opiniones.

-Para de inmediato cualquier conflicto que se pueda desarrollar en la reunión.

-Cerrar la reunión con un plan de acción para cada uno de los temas abordados.

5-Conclusiones:

-El resumen y conclusiones deben estar listos a los 3 días del fin de la reunión, debe revisarlos el titular y debe colgarse en el tablón informativo e informar al resto del equipo.

-Debe archivarse en un clasificador junto a las demás reuniones en orden cronológico.

Como comentarios adicionales, añaden:

-La periocidad debe ser constante: todos los lunes primeros de mes, por ejemplo.

-La reunión se realiza en tiempo de trabajo, si no es así debe pagarse o compensado con tiempo libre.

-Herramienta de gestión, se puede aprender mucho de ella.

-Se trata de un momento de “convivialidad”,  si la reunión tiene lugar en hora de desayuno o de comida, es bueno invitar a comer, desayunar o merendar al equipo. Antes de volver a trabajar, dejar unos momentos de “relajación”.