Gestión de compras en la farmacia

Las compras en la oficina de farmacia no deben dejarse al azar y deben realizarse de manera pormenorizada, todavía más ahora con las circunstancias económicas actuales.

Si por ejemplo nos decantamos por una marca de cosmética u otra, lo haremos en base a tener una ventaja competitiva con la competencia. Lo ideal sería que los laboratorios "respetaran" la zona y no vendieran a farmacias contiguas el mismo producto, pero esto pasa pocas veces, ya sea porque la marca es muy cara o porque no quieren crecer en exceso (caso KOT) ya que esto les confiere cierto "prestigio". Pero muchas veces esto no sucede así y encuentras lo mismo en todas partes, cosa que dificulta el que te vean como farmacia diferente.

Aspectos como:
-surtido que se va a comercializar, fuentes de suministro, plazos de entrega, son muy importantes a tener en cuenta, sobre todo si hablamos de productos de temporada...
-asignar un presupuesto para acciones concretas por categoría por ejemplo, también sería interesante (escaparates, promociones,...)

A la hora de comprar hay que hacerlo con la cabeza muy fría y tener en cuenta, según Asun Arias:
-margen del producto con y sin bonificación (sabemos que los vendedores están entrenados para "vender" por tanto, es importante pensar fríamente ante las posibles bonificaciones, ¿son tan buenas como parecen? ¿cuánto tiempo se nos van a acumular en el almacén?)
-cómo rota (si el coeficiente de rotación es bajo, para qué voy a comprar un producto que voy a tener que pagar en 3 meses, si su media de rotación es de 6 meses....)
-plazo de pago de la factura (ahí sí que se puede intentar negociar un aplazamiento de factura).

El stock de la farmacia, son las existencias que se disponen para hacer frente a a la demanda. Encontramos:
-stock óptimo, de seguridad, circulante, ciego, vivo.

1. 'Stock' óptimo: es el número de unidades de producto que, con la menor inversión posible, permite a la farmacia cubrir su demanda. 2. 'Stock' de seguridad: número mínimo de unidades de producto que permite cubrir el servicio mientras se espera otro pedido. 3. 'Stock' circulante: pedido programado en las compras. 4. 'Stock' ciego: el producto que permenece en el almacén. 5. 'Stock' vivo: producto expuesto a disposición del cliente o paciente. 6. Rotura de 'stock': cuando la farmacia se queda desabastecida. 7. Coeficiente de rotación: número de veces que la farmacia vende su volumen medio de existencias (stock medio) en un periodo de tiempo determinado. Fuente: Taller de gestión de la oficina de farmacia por Cofarta
En base a distintos parámetros como:

-coeficiente de rotación
-rotación
-rentabilidad
-costes de stock.

Los costes de stock no es solamente lo que nos cuesta la mercancía, si no que también se añaden:

-Gastos de personal, de almacenaje, de desuso, de recepción y comprobación de pedidos, etc...

Para el cálculo óptimo del stock nos basamos en la clásica clasificación ABCD.
A: de alta rotación. Venta una vez al día (son del 5-10% del total). Revisión trimestral
B: se venden al menos una vez cada 10 días (son del 25 al 35% del stock total). Revisión cada 6 meses.
C: se venden una vez al mes. Revisión anual.
D: no se vende ninguno en los últimos 12 meses. Por tanto, hay que evitarlos.


Saber comprar nos permitirá optimizar el stock de productos que poseemos en la farmacia, mejorar su rotación y el beneficio. Por tanto antes de sentarse a hablar con los proveedores, es mejor que miréis qué es lo que más os conviene comprar. Un análisis ABCD de sus productos podría ser una buena solución.