Gestión de compras en la farmacia

Las compras en la oficina de farmacia no deben dejarse al azar y deben realizarse de manera pormenorizada, todavía más ahora con las circunstancias económicas actuales.

Si por ejemplo nos decantamos por una marca de cosmética u otra, lo haremos en base a tener una ventaja competitiva con la competencia. Lo ideal sería que los laboratorios "respetaran" la zona y no vendieran a farmacias contiguas el mismo producto, pero esto pasa pocas veces, ya sea porque la marca es muy cara o porque no quieren crecer en exceso (caso KOT) ya que esto les confiere cierto "prestigio". Pero muchas veces esto no sucede así y encuentras lo mismo en todas partes, cosa que dificulta el que te vean como farmacia diferente.

Aspectos como:
-surtido que se va a comercializar, fuentes de suministro, plazos de entrega, son muy importantes a tener en cuenta, sobre todo si hablamos de productos de temporada...
-asignar un presupuesto para acciones concretas por categoría por ejemplo, también sería interesante (escaparates, promociones,...)

A la hora de comprar hay que hacerlo con la cabeza muy fría y tener en cuenta, según Asun Arias:
-margen del producto con y sin bonificación (sabemos que los vendedores están entrenados para "vender" por tanto, es importante pensar fríamente ante las posibles bonificaciones, ¿son tan buenas como parecen? ¿cuánto tiempo se nos van a acumular en el almacén?)
-cómo rota (si el coeficiente de rotación es bajo, para qué voy a comprar un producto que voy a tener que pagar en 3 meses, si su media de rotación es de 6 meses....)
-plazo de pago de la factura (ahí sí que se puede intentar negociar un aplazamiento de factura).

El stock de la farmacia, son las existencias que se disponen para hacer frente a a la demanda. Encontramos:
-stock óptimo, de seguridad, circulante, ciego, vivo.

1. 'Stock' óptimo: es el número de unidades de producto que, con la menor inversión posible, permite a la farmacia cubrir su demanda. 2. 'Stock' de seguridad: número mínimo de unidades de producto que permite cubrir el servicio mientras se espera otro pedido. 3. 'Stock' circulante: pedido programado en las compras. 4. 'Stock' ciego: el producto que permenece en el almacén. 5. 'Stock' vivo: producto expuesto a disposición del cliente o paciente. 6. Rotura de 'stock': cuando la farmacia se queda desabastecida. 7. Coeficiente de rotación: número de veces que la farmacia vende su volumen medio de existencias (stock medio) en un periodo de tiempo determinado. Fuente: Taller de gestión de la oficina de farmacia por Cofarta
En base a distintos parámetros como:

-coeficiente de rotación
-rotación
-rentabilidad
-costes de stock.

Los costes de stock no es solamente lo que nos cuesta la mercancía, si no que también se añaden:

-Gastos de personal, de almacenaje, de desuso, de recepción y comprobación de pedidos, etc...

Para el cálculo óptimo del stock nos basamos en la clásica clasificación ABCD.
A: de alta rotación. Venta una vez al día (son del 5-10% del total). Revisión trimestral
B: se venden al menos una vez cada 10 días (son del 25 al 35% del stock total). Revisión cada 6 meses.
C: se venden una vez al mes. Revisión anual.
D: no se vende ninguno en los últimos 12 meses. Por tanto, hay que evitarlos.


Saber comprar nos permitirá optimizar el stock de productos que poseemos en la farmacia, mejorar su rotación y el beneficio. Por tanto antes de sentarse a hablar con los proveedores, es mejor que miréis qué es lo que más os conviene comprar. Un análisis ABCD de sus productos podría ser una buena solución.

Gestión del surtido, leyendo a Asun Arias

La semana pasada mencioné que el siguiente post iba a tratar sobre Gestión del Surtido, empujada por la lectura del libro de Asun Arias gestión por categorías.

Últimamente estoy oyendo hablar mucho de la importancia de gestionar el surtido, pero ¿qué es el surtido? el conjunto de referencias que comercializa una farmacia y puede medirse en dos dimensiones: profundidad y amplitud 


La amplitud nos marca el número de marcas por categoría y la profundidad el número de referencias dentro de cada marca. En la farmacia debe ser estrecho y profundo, es decir, tener pocas marcas, como mínimo 3 y profundo, tener todas sus referencias. Una farmacia tiene entre 8000 y 12000 referencias, no debería tener más para tener un surtido óptimo. Pero ¿qué suele pasar? que hay lo que algunos llaman "productos huérfanos" es decir, productos que alguien pide o consume de manera regular y que tenemos expuestos de cara al público de manera que dan una imagen descuidada. (las típicas estanterías donde encuentras un champú de Carreras, una crema hidratante Clenosan, etc)
Otra de las cosas que encontramos es que los surtidos se alejan poco de esta realidad, quizás sí trabajamos solamente tres marcas, pero no todos sus productos, con lo que la falta de planificación conduce a surtidos muy alejados de los ideales. Esto hace que las ventas sean atomizadas y poco rentables.

El surtido puede ser agrupado por semejanza (prod con características en común), origen (mismo fabricante), uso (por tipo de consumidor) y diferencias (prod diferentes).

Los surtidos deben ser: coherentes (homogéneos y complementarios), rentables (hay productos no rentables en sí mismos como las leches infantiles, pero generan visitas y entradas de clientes en la farmacia) , que generen fidelidad y dinamismo (debemos conservar los productos a los que la gente es fiel pero también debemos incorporar productos nuevos).

Analizar el surtido de la farmacia. La Ley de Pareto del 20-80 también se cumple aquí.  Así el 20% de las referencias realizan el 80% de las ventas y el 50% de las referencias el 90%. Por tanto, hay que centrarse en una serie de productos que debemos tener muy bien identificados.
Cada vez más los farmacéuticos deben ir pensando que tener de todo no es conveniente ni tampoco necesario (para eso existe el reparto diario de los mayoristas) hay que eliminar aquellos productos con rotaciones inferiores a 1 año (que hay y muchos) por tanto una de las tareas a realizar para un día sin mucho trabajo es sacar un listado definido bajo estas condiciones.


"En parafarmacia se recomienda contar con al menos tres opciones que cubran esa misma necesidad y que presenten ventajas competitivas entre ellas. En el 90% de los casos el consumidor está dispuesto a seguir nuestra recomendación en detrimento del producto premeditado".

Es muy importante analizar las ventas de las distintas categorías tanto en unidades como en importes en un periodo de tiempo de como mínimo 3 años anteriores y comparar el crecimiento experimentado en cada caso. Un análisis del por qué nos va a permitir mejorar en cada una de ellas. El uso de hojas excel es muy necesario para hacer esta comparativa. El llevar un calendario o un diario mensual de acciones nos ayudará también a sacar conclusiones del éxito o fracaso de cada una de las acciones.

En los dos próximos post hablaremos de la gestión de compra, y gestión del lineal para acabar este apartado de gestión en el blog.  
  

Gestión de encargos. ¿Cómo lo hacemos?

Uno de las acciones que más problemas genera en las farmacias son los encargos. Más todavía si la farmacia tiene diferentes turnos en los que “no se ven” los usuarios y no existe una buena comunicación interna. Para solventar esto encontramos distitnos métodos:

-el clásico de la “libreta de comunicados” en los que se explican incidentes y encargos “extraños” o que son 0 o que no sirven los mayoristas hasta próxima fecha.

-libreta de los encargos, en los que se anotan estrictamente a mano cada uno de los encargos que recibe la farmacia, quien los hace, cuando, teléfono de contacto y cuando se reciben (es una buena libreta si todos anotamos los encargos y la cumplimentamos bien) pero a pesar de eso, hoy en día con los ordenadores, estas libretas, representan un doble trabajo.

-Listado en el ordenador, con anotaciones sobre: si es falta de stock, si vienen en un pedido directo etc

-Intrasite, os dejamos una de ejemplo, elaborada por nosotros, gratuitamente con Google Sites 

Personalmente las intrasites me parecen una herramienta genial.  ¿Cómo ponerlas en marcha? Todos los miembros del equipo de la farmacia deberían contar con una cuenta Gmail con la que trabajar en la farmacia, cada vez que debemos de alta un nuevo empleado, deberíamos crear un correo nuevo Gmail con el que compartiremos enlaces de: Gsites, GCalendar, etc

Los números de los encargos. 

Leyendo el Pharmaceutical Journal del 21 de enero del 2012  hemos visto una serie de números y de ideas que hemos

Evento #Farmaactiva con @farmaciaactiva

Con motivo de la I Jornada de FarmaciaActiva, en Valencia, organizada por laboratorios Stada, fui invitada como bloggera y twittera farmacéutica para participar como oyente en el evento. Allí conocimos a Elena López, Esteve Munmany y Marta Estrada, del departamento de MKT de Stada. Todos ellos muy buenos profesionales y ante todo, "muy personas".


Se trata de un evento que ya ha recorrido Madrid y Barcelona, con un gran éxito de asistencia en todos y cada uno de ellos aquí está al link por si os queréis apuntar en Bilbao o Sevilla
La experiencia ha sido muy satisfactoria, a pesar de tener que coger el primer Euromed de BCN a VLC a las 7 de la mañana, junto a Laia Corbella @laiacl,  la organización y los ponentes han sido magníficos, como siempre que hay Mediform Plus por en medio, hay buen contenido y buenas presentaciones. Esta vez hemos descubierto a Juan Manuel Iturrriaga, ex jugador de baloncesto que ha amenizado la charla con sus experiencias deportivas y nos ha descubierto valores que deberíamos implantar en la farmacia.

Con el hashtag de #farmaciaactiva, podéis  ver el contenido de lo que se ha ido twitteando, aunque el enlace del evento se han encargado de colgarlo aquí el magnífico equipo que tiene Eva Velasco en Signaturepharma, encontaréis los enlaces a las músicas y vídeos de lo mencionado en las charlas.

¿Qué me ha aportado el evento?

El repaso económico de la situación actual de la farmacia en una primera introducción dejaron al público muy preocupado, los números hablan por sí mismos, en el año 2011 los números son realmente desesperanzadores.
Sirvieron para abrir los ojos a los asistentes y para "poner las pilas" a los más de 500 asistentes. Un éxito de convocatoria por parte del laboratorio...
El apartado de motivación de JM Iturriaga nos hizo ver a todos la importancia del término y del concepto de trabajar en equipo.
Sin duda, los consejos prácticos y el sentido común aplicado al día a día de la dispensación y de la práctica farmacéutica, es la mejor herramienta para mejorar el rendimiento de una farmacia que ha dejado de ser lo que era. 
Planes de marketing, previsión de ventas, DAFO's,  up&cross selling, fidelización.... términos que hay que introducir en nuestra práctica diaria pero que parece que sólo unos han introducido.    


Todo esto sin olvidar, nunca, la razón de ser de la farmacia. 


Cuadro de mando integral:
En el evento también se repartió, uno de los premios más esperados, el CD de Cuadro de Mandos Integral, una aplicación en excel que te permite evaluar y comparar cómo ha ido/va tu farmacia a lo largo de varios años. Una ayuda para saber y evaluar cómo va la farmacia.

Frases claves a tener en cuenta:


-La farmacia es el segundo establecimiento español por donde hay más tráfico de gente, por detrás de las gasolineras. (Luis de la Fuente)

-Montseiracheta RT @FarmaciaActiva: Necesitamos gestionar las compras, las ventas y el almacén para que no se nos "escape" el dinero #farmaciaactiva
-Santi7777 ok RT @inmariu: Hay que tener un plan estratégico bien escrito y documentado, para que no se nos olvide hacia donde ir #farmaciaactiva
-asfarre707 RT @FarmaciaActiva: Ls farmacias q en 2012 tengan estrat y puedan calcular objetivs x familias/subfamilias no perderán tanto: así acaba Graciela #farmaciaactiva
-mmsg27 RT @inmariu: ¿Tenéis ya la previsión de ventas de venta libre para el 2012?#farmaciaactiva ¿a qué esperáis dice Graciela sánchez?
-farmavalverde RT @FarmaciaActiva: interesante concepto: "crear experiencias" para fidelizar#farmaciaactiva
-Es fundamental RT @FarmaciaActiva: Es necesario que la farmacia llegue a ser la 1a línia en prevención de la salud #farmaciaactiva
-Qué espera la farmacia en el 2012? Diversificar riesgo, asegurarse la rentabilidad d futuro, #farmaciaactiva






En resumen:
Es necesario un análisis de la situación financiera de la farmacia, de saber de dónde partimos, un análisis de nuestra farmacia y una planificación y estrategia de dónde vamos y cómo queremos hacerlo. Todo bien escrito y documentado, para tenerlo presente y no olvidarlo. Crear experiencias para que la gente venga a nuestra farmacia en busca de ese diferencial: ya sean servicios de AF/ especialización en dermofarmacia/ analíticas/ formulación magistral... algo, lo que sea, que nos haga diferentes y que les cree esas experiencias que les fidelicen. 
Un cuadro de mando, que nos ayude a ver cómo evolucionamos y qué debemos hacer para mejorar.


Para finalizar, os dejamos con uno de los vídeos que más gustó durante el evento, y que es un reflejo de lo que muchas veces ocurre. Os animo a participar en los siguientes eventos de #farmaciaactiva, allí ya no voy a estar físicamente en la sala, pero os seguiré por Twitter.

Fidelizar con el stock Just In Time

Cuántas veces no os ha venido a ver un cliente fiel (como todos claro) y os pide un producto y no tenéis.... muchas supongo. Está claro que con un catálogo tan extenso como el que hay de medicamentos y parafarmacia, tenerlo todo es imposible. Este cliente, suele pensar "menuda faena, lo necesito para ya, pero ahora me da palo decir que no e irme a otro sitio" y la cabeza de los que estamos al otro lado suele pensar "a- este medicamento que no salió en todo un año, ahora me lo piden por segunda vez , b- ahora me va a decir que se va a otro sitio y las ventas no están para ir diciendo que no lo tengo todo el rato o c- voy a pedirlo a la de arriba a ver si me lo deja y luego se lo devuelvo"...

Esto sucede todos los días en vuestra farmacia y seguramente en más de una ocasión.

Si se trata de un cliente más o menos fiel al que no le de corte deciros que no, se irá a otra farmacia y quizás si no le encuentra y le habéis dado muchas opciones de tenérselo en dentro de 3 horas, pues quizás vuelve (o no).
¿Cómo saber qué tener y no tener en stock?
En el blog del Club de la Farmacia, en su sección de lunes, encontramos este post que habla de: Fidelizar, ¿cuando menos es más? nos hace reflexionar, como el que está detrás del mostrador pero... ¿qué pasa cuando estás delante y eres tú el usuario? ¿Cómo te sientes con el: vuelva de aquí a 3 horas? ¿Y cómo te sientes cuando se te caduca el producto que no sale?

Difícil reflexión y complicada respuesta. ¿Qué opináis al respeto?

¿Cómo saber si el estoc que tienes es el adecuado o no?

El jueves por la mañana asistí a un curso que había programado Federación Farmacéutica para los usuarios de su programa informático Iofwin. Somos usuarios de Iofwin desde hace muchos años, de hecho, nuestro proveedor informático ha sido siempre Fede ya que es económicamente más tolerable que otros proveedores, a pesar de que sus aplicaciones y su resultado es mucho mejor, aunque Iofwin va mejorando.

Dicho esto, he aquí mis reflexiones:
-¿conocemos el programa informático que usamos tan bien como deberíamos?, ¿le sacamos todo el partido que nos puede ofrecer? y la respuesta es no. Que levante la mano el que domine al 100% word. Siempre hay cosas que desconoces. Sin embargo, me sorprendió gratamente que cosas que yo desconocía (y me considero una usuaria avanzada) otros socios sí las conocían.
En conclusión de este primera reflexión, y en palabras de Jan Carlos Marín, el responsable informático de Fede, "creemos que desconocéis muchas de las posibilidades y aplicaciones que os ofrece el programa y queremos cambiarlo". Totalmente de acuerdo, y debería comentar que muchas veces, los que están contestando el teléfono, tampoco las conocen.

-La segunda reflexión, y más importante todavía, es: ¿conocéis que estoc se os está pudriendo en las estanterías y os genera más gasto que ingresos? ¿sabéis el inmovilizado que tenéis en las farmacias? A través de un listado ABC, el famoso listado de Paretto, el programa puede indicarte qué productos tienes en la farmacia que no son rentables. Es una novedad que tiene el programa... y útil sí señor.
Te das cuenta de el capital que hay que no se mueve en 3 meses y cuántos productos representan.
La reflexión viene ahora:
¿Por que en las farmacias existe tanto inmovilizado teniendo un reparto de en algunos casos 4 veces al día de medicamentos? ¿No deberías mejorar/controlar el stock? Ciertamente sí. Muchas veces es porque tienes un buen espacio en la rebotica que puedes almacenar más género y compras jabones para todo un año... otras veces es porque si no compras muchas unidades, no puedes competir en precio, otras veces es que el mínimo de compra de X producto es 10 unidades....
Hay un largo etcétera de excusas pero yo creo que la más importante es la siguiente:
cuando te viene un cliente a pedir un producto Z, y no lo tienes, y le ofreces que se lo encargas, con tu mayor sonrisa y encanto, puede ser que acepte que se lo pidas una vez, pero qué pasa si se lo haces otro mes, al cabo de digamos 60 días de su primera compra, ¿va a esperarse? ¿va a venir a comprar? ¿qué tenemos que hacer? tenerlo o no tenerlo.
Como consumidora, yo si sé que en un sitio no tienen un producto, no voy. No sé qué hacen Uds. pero pienso, me van a hacer volver, y no vuelvo. Entonces, ¿debo tener un producto que quizás se vende, pero no se cuando, aunque si vendo ese seguramente venderé otros?.
¿Qué hacen Uds. en ese caso en su negocio? Lo piden aunque tarde tres meses en volver el cliente y el ordenador nos diga que estamos perdiendo dinero o prefieren que el cliente no se vaya a otro sitio y lo vuelven a comprar por si acaso...

Como último comentario, a través de esta novedad en la aplicación, han demostrado que estos productos C, con menor rotación y que son un déficit para la gestión de la empresa, los ocupan mayoritariamente los productos que se han adquirido directamente a los laboratorios, por tanto, ¿hasta qué punto compramos mal?

Gestión de Stock en la farmacia

EL FARMACÉUTICO TITULAR, como gestor de la oficina de farmacia, debe conocer el funcionamiento de las compras que se realizan, y particularmente, un elemento tan importante como es la gestión del stock. Por ejemplo, no por comprar volúmenes elevados de producto vamos a conseguir unos márgenes mayores con su venta. Como todos sabemos, el reducido espacio del que disponen muchas farmacias para almacenar productos debe rentabilizarse al máximo. Por ello, si el espacio que ocupan en el almacén los productos que hemos comprado en grandes cantidades a un precio ventajoso no tienen salida rápida, estaremos mermando la capacidad de tener stock de otros productos que tienen mayor rotación y, por consiguiente, reduciendo la cifra de ingresos.

Tipos de compra en la farmacia

Básicamente, hay tres tipos de compra para la mayoría de las oficinas de farmacia: directas, tipo transfer y diarias.

Compra directa

Varía en función de cada laboratorio, pero se exige un importe mínimo de compra para sufragar los gastos de logística y envío. El plazo de