sábado, 27 de febrero de 2010

Gestión de Stock en la farmacia

EL FARMACÉUTICO TITULAR, como gestor de la oficina de farmacia, debe conocer el funcionamiento de las compras que se realizan, y particularmente, un elemento tan importante como es la gestión del stock. Por ejemplo, no por comprar volúmenes elevados de producto vamos a conseguir unos márgenes mayores con su venta. Como todos sabemos, el reducido espacio del que disponen muchas farmacias para almacenar productos debe rentabilizarse al máximo. Por ello, si el espacio que ocupan en el almacén los productos que hemos comprado en grandes cantidades a un precio ventajoso no tienen salida rápida, estaremos mermando la capacidad de tener stock de otros productos que tienen mayor rotación y, por consiguiente, reduciendo la cifra de ingresos.


Tipos de compra en la farmacia

Básicamente, hay tres tipos de compra para la mayoría de las oficinas de farmacia: directas, tipo transfer y diarias.

Compra directa

Varía en función de cada laboratorio, pero se exige un importe mínimo de compra para sufragar los gastos de logística y envío. El plazo de pago suele ser de 30 a 90 días, y en algunos casos hasta 120 días (sobre todo si es precampaña). En estos casos, debería calcularse el coeficiente de rotación de un producto, ya que se tiende a sobrecargar el stock de la farmacia sin ninguna necesidad.

Sin embargo, si la compra se ajusta al tiempo de pago, es la más rentable de todas ellas, ya que se ahorra los recargos de equivalencia de los mayoristas, hay autofinanciación (se vende todo antes de pagarlo) y se evitan las posibles faltas de suministro de los mayoristas.

Compra tipo transfer

Es una compra que hace el laboratorio directamente a la farmacia, pero que se gestiona a través del mayorista habitual. Salen ganando todas las partes, ya que el laboratorio realiza una venta menor de producto pero, al fin y al cabo, se asegura una venta. Por su parte, la farmacia tiene ventajas a la hora del pago: aplazamiento de 15 a 30 días de modo general y hasta un año en productos estacionales. Hay una doble negociación con el laboratorio y el mayorista.

Compra diaria

Es la que se genera directamente en el programa por el proceso de venta. Cuando llega al stock mínimo, directamente se genera el pedido.


¿Quién debe realizar las compras?

Para que las compras sean provechosas, hay que negociar. Por tanto, es aconsejable que en las compras directas y tipo transferencia, por su mayor volumen, la compra la realice un negociador, generalmente el titular de la farmacia o el responsable de compras. Las compras diarias, por el contrario, pueden realizarse sin necesidad de negociar períodos y/o plazos de pago, teniendo en cuenta el stock mínimo y máximo que está fijada en la base de datos del propio ordenador, en función de las propias ventas.

Es altamente aconsejable que la persona que hace los pedidos diarios también atienda al público, ya que así sabrá lo que se vende y lo tendrá en cuenta a la hora de pedir el género.


Gestión de stocks.

Mejorar la rentabilidad de la oficina de farmacia no es sólo gestionar el espacio, la distribución y el merchandising del establecimiento, sino también tener en cuenta el margen y la rotación de los productos. Esto se conoce como beneficio neto y corresponde a la siguiente fórmula:


Beneficio neto = margen × rotación


La gestión de stocks tiene como objetivo optimizar todos los productos que la empresa utiliza para el desarrollo de su actividad, y principalmente, aquellos con los que intermedia. Se trata, por tanto, de coordinar las necesidades físicas del proceso de venta y las necesidades financieras de la empresa. De esta forma, se asegura la disposición de los productos en las mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades de la venta.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en la farmacia. Esta cantidad mínima estará basada en factores como las unidades de venta (en guardias, en períodos estacionales, etc.), el volumen de pedido (directo, mayorista o tipo tránsfer) y el tiempo de aprovisionamiento (pedidos diarios, pedidos directos, ceros de mayorista...). En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en existencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el riesgo de rotura de stocks, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes por este concepto. Al coste de almacenamiento se debe incorporar el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, así como los costes de mantenimiento y conservación.

Los tres principales sistemas de gestión de stocks son: volumen fijo de pedido, período fijo de pedido y período fijo de pedido condicional.

Sistema de volumen fijo de pedido

Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el «punto de pedido» o «nivel de reaprovisionamiento» (p. ej., del medicamento A se dispensan 100 unidades al mes, ya que cada inicio de mes se piden 100 unidades).

Sistema de período fijo de pedido

En este sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que, en el momento de recibir el pedido, el stock recupera el nivel deseado (p. ej., del medicamento C se dispensa una unidad cada 3 meses porque lo gasta un paciente determinado, así que no hay que comprarlo hasta que no transcurra ese período).

Sistema de período fijo de pedido condicional Se trata de un sistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos a formular.

Componentes del stock Stock activo o cíclico Se establece para hacer frente a las exigencias normales del proceso de venta. Alcanza el máximo valor cuando llega al almacén un pedido. Éste se consume paulatinamente a través del tiempo, llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén, y así sucesivamente. Es por esta razón que se denomina cíclico.

Stock de seguridad Se fija para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o por una demanda de producto no esperada. El stock de seguridad complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida, éste no es necesario (p. ej., en el caso del medicamento A, su stock de seguridad es de 20 unidades y el cíclico es de 50, porque ésta es la oferta del proveedor; por tanto, siempre que llegue al stock de seguridad, se pedirán automáticamente 50 unidades).

El nivel mínimo de existencias en la farmacia debe renovarse al ritmo previsto en función de la demanda de producto. Ello determina lo que se conoce como índice de rotación (IR), que relaciona por cociente el volumen total de salidas en un período de tiempo determinado y las existencias medias (EM) para ese mismo período. La fórmula a aplicar sería:


IR = volumen total de salidas / existencias medias


Representa el número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las ventas. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en la oficina de farmacia.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de stock de seguridad (para evitar las temidas roturas de stock).

Una medida rápida para estimar las existencias medias en la oficina de farmacia, sería asumir una única entrada de producto (por ejemplo, pedidos de temporada, en los que entran del laboratorio una cantidad elevada de productos, como los solares o los antigripales). Esta única entrada facilita el cálculo de stock medio, quedando la fórmula de la siguiente manera: el cociente entre la diferencia de la cantidad máxima y la mínima en el almacén, todo ello dividido entre 2, pues se está determinando una cantidad media.


EM=(cantidad máxima – cantidad mínima)/2



Actualmente, disponer de un stock de seguridad es muy necesario debido a la falta de suministro de los mayoristas por roturas de stock de los laboratorios o por las exportaciones paralelas.

Procedimientos de control de stocks Pedido cíclico Es un método basado en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica (p. ej., los pedidos mensuales al laboratorio). El período de tiempo transcurrido entre una revisión y otra, o la duración del ciclo, dependerá de la naturaleza de los artículos en almacén. Los artículos de mayor importancia tendrán un ciclo más corto.


Método mínimo-máximo

Se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos (p. ej., los pedidos estacionales, como los antihistamínicos en primavera, los antitusivos en otoño y los solares en verano). Una vez que se han determinado ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo, es el momento de realizar el pedido y alcanzar el volumen máximo.

Sistema de pedido automático

Se trata de un sistema en el que se solicita de forma automática un nuevo pedido cuando se alcanza una determinada cantidad (p. ej., el pedido diario al mayorista). Hay distintos programas informáticos para gestionar el sistema de pedido automático.


LinkWithin

Related Posts with Thumbnails