jueves, 2 de febrero de 2012

Gestión de encargos. ¿Cómo lo hacemos?


Uno de las acciones que más problemas genera en las farmacias son los encargos. Más todavía si la farmacia tiene diferentes turnos en los que “no se ven” los usuarios y no existe una buena comunicación interna. Para solventar esto encontramos distitnos métodos:
-el clásico de la “libreta de comunicados” en los que se explican incidentes y encargos “extraños” o que son 0 o que no sirven los mayoristas hasta próxima fecha.
-libreta de los encargos, en los que se anotan estrictamente a mano cada uno de los encargos que recibe la farmacia, quien los hace, cuando, teléfono de contacto y cuando se reciben (es una buena libreta si todos anotamos los encargos y la cumplimentamos bien) pero a pesar de eso, hoy en día con los ordenadores, estas libretas, representan un doble trabajo.
-Listado en el ordenador, con anotaciones sobre: si es falta de stock, si vienen en un pedido directo etc
-Intrasite, os dejamos una de ejemplo, elaborada por nosotros, gratuitamente con Google Sites 
Personalmente las intrasites me parecen una herramienta genial.  ¿Cómo ponerlas en marcha? Todos los miembros del equipo de la farmacia deberían contar con una cuenta Gmail con la que trabajar en la farmacia, cada vez que debemos de alta un nuevo empleado, deberíamos crear un correo nuevo Gmail con el que compartiremos enlaces de: Gsites, GCalendar, etc

Los números de los encargos
Leyendo el Pharmaceutical Journal del 21 de enero del 2012  hemos visto una serie de números y de ideas que hemos
querido compartir con vosotros:
Según “The Community Pharmacy Contractual Framework”, las medicinas que se deban a los pacientes y que sean falta de stock por mayoristas y laboratorios deben monotorizarse, por ello han creado un documento disponible en www.psnc.org.uk, basado en el elaborado por la RPSGB: Owings and Out of Stock Audits.
El resultado de este estudio realizado en la farmacia comunitaria indicó que:
El 1,6% de los medicamentos prescritos en receta médica, se dispensaron de manera incompleta.
0,7% de los encargos eran debidos a que el nivel de stock de los medicamentos era incorrecto.
Eso significa que:
-los niveles de stock de algunos medicamentos, no eran suficientes para el volumen de ventas =mala gestión de compras.
-La mayoría de faltas era debido a que el stock de medicamentos era inadecuado por tratarse de productos nuevos.
-Muchos de los productos solicitados eran muy caros, con lo que era inviable tenerlos en stock.  
Discusión
-Muchos de los artículos que fallaban era porque el stock de los mismos no era el adecuado.
-Es necesario un control del stock ya que cada vez que se incoporan productos nuevos, a veces no se incluyen en el “generar pedido” y por esa misma razón siempre son 0.
-Aquellos pacientes que piden productos de manera regular y que son costosos o muy grandes, se pedirán solamente “bajo demanda”.
Conclusiones
-Es necesario elaborar un PNT o un plan de acción que se revise cada 6 meses.
  

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